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2nd degré

Afin de vous accompagner au mieux lors de cette rentrée scolaire, nous vous proposons ce kit de démarrage d’année.

Comment utiliser ce kit :

  •  Télécharger la checklist
  •  Réaliser les actions dans l’ordre d’apparition sur la checklist
Gestion des comptes Import d’emploi du temps Personnaliser la plateforme

 


 

 

Gérer les doublons responsables élèves dans Siècle
Cette action est utile pour éviter de générer deux comptes à certains responsables élèves. Par exemple, si vous accueillez un nouvel élève dans votre établissement et que celui-ci a déjà un frère ou une sœur qui y est scolarisé, il y a un risque que dans votre base siècle, les responsables de ces deux élèves ne soient pas rattachés à leurs deux enfants. Dans ce cas, les responsables auront deux fiches siècle et chaque fiche sera rattachée à un seul de leurs enfants.  Et donc, ils auront deux comptes dans oZe. Il est donc utile de gérer ces doublons le plus tôt possible afin d’éviter ces doublons de comptes dans oZe.

Si vous ne connaissez pas la procédure pour réaliser cette action, veuillez contacter le service DSI du rectorat en charge des applications nationales.


Préparer les données
Cela concerne les préconisations de saisie de données pour :

  • Vos classes et vos groupes
  • Vos professeurs
  • Vos cours
  • Vos matières

Fiche pratique :
Préparer vos données


Importer les données vers oZe
Une fois vos données vérifié et validé, la prochaine étape consiste à les importer vers oZe.

Il faudra tout d’abord exporter vos données depuis EDT ou UDT en suivant les procédures disponibles dans le colonnes « Fiches spécifiques … » puis suivre la procédure de la colonne « Fiches communes »

 

 

 

Fiches spécifiques EDT Fiches spécifiques UDT Fiches communes

Importer les données vers Educ-Horus

Pour les établissements utilisant Educ-Horus, l’import doit également être réaliser vers Educ-Horus.

Fiche pratique :
Import de données vers Educ-Horus

Quand réaliser un import de données vers Educ-Horus ?

 

  • Lors de la première utilisation de oZe et à chaque rentrée scolaire
  • Une fois par trimestre avant d’éditer les bulletins et de faire vos remontées vers LSUN

L’import ajoute les INE des élèves arrivés en cours d’année et mettra à jour les adresses des responsables élèves avec les dernières données présentes dans siècle.

Suite à ce premier import, tout nouvel élève arrivant dans l’établissement ne nécessite pas de refaire un import dans EH : l’élève sera bien ajouté à sa classe, sans son INE, côté Educ-Horus.


Vérifier les emplois du temps
Vous venez de finaliser votre import vers oZe.

  • Vérifier que les semaines A et B sont bien positionnées sur les bonnes dates en consultant les emplois du temps dans oZe
  • Vérifier la cohérence de l’emploi du temps d’une classe et d’un enseignant (pas sur la semaine courante, mais les deux semaines suivantes)
  • Vérifier que vos groupes existent dans oZe et que les affectations sont correctes dans oZe en consultant la fiche d’un élève, onglet « Affectations »
  • Vérifier que les vacances de février commencent bien à la bonne date pour votre zone.

Juste après votre import, vos groupes indiqueront un effectif de zéro. Ceci est normal, il faut consulter la fiche d’un élève afin de vérifier que ses groupes lui sont bien affectés. Cette affectation ne débutant que le lendemain de votre import, ce n’est que le lendemain de votre import, que vos effectifs seront affichés dans l’Oz’App « Annuaire », onglet « Classes et groupes ».

Fiches pratiques :
Affectations de la fiche élève
Annuaire – Onglet « classes et groupes »


Importer les photos des élèves
Le moment venu, importez les photos de vos élèves afin qu’elles soient présentes sur la fiche élève.

Fiche pratique :
Importer les photos des élèves


Mettre en place l’import automatique une fois que vos emplois du temps sont stables.
L’import automatique permet d’automatiser toutes ou certaines actions à réaliser pour importer vos données depuis EDT ou UDT.
L’import automatique ne devrait pas être mis en place dès le début d’année, car beaucoup de changements seront apportés à vos emplois du temps.
Il est donc conseillé de mettre en place l’import automatique, une fois que vous considérerez que vos emplois du temps sont stables.

Fiches pratiques :
Import automatique vers oZe depuis EDT
Import automatique vers oZe depuis UDT


 

Organiser la délégation des droits et des rôles des différentes Oz’Apps
Afin de déléguer les droits aux personnels de l’établissement, il convient d’utiliser l’Oz’App « Droits et rôles »
En cas de doute, nous vous conseillons de contacter le support technique pour obtenir de l’aide.

Afin de trouver plus facilement les rôles présentés ci-dessous, utilisez la barre de recherche de l’Oz’App « Droits et rôles » :

Vous pouvez par exemple :

  • Déléguer le publipostage des identifiants à votre référent numérique en lui attribuant le rôle « Publiposteur de tous les comptes de l’annuaire de l’établissement »
  • Autoriser votre CPE à saisir des sanctions en lui attribuant le rôle « Gestionnaire de toutes les sanctions de l’établissement »
  • Autoriser les enseignants à modifier eux même l’effectif de leurs groupes en leur attribuant le rôle « Gestionnaire des effectifs de ses groupes »
  • Autoriser votre secrétaire de direction à envoyer des SMS d’information depuis l’annuaire en lui attribuant le rôle « Créateur de SMS depuis l’établissement »

Fiche pratique :
Droits et rôles


Personnaliser la page d’accueil
Si vous le souhaitez, vous pouvez agir sur la présentation de la page d’accueil de certains profils, ou même d’un utilisateur en particulier, en utilisant l’Oz’App « Pages d’accueil ».

En faisant cela, vous pouvez :

  • figer la page d’accueil des utilisateurs ciblés en leur interdisant de la modifier
  • Modifier la configuration initiale mais permettre aux utilisateurs de modifier leur page d’accueil

Vous pouvez également créer des « blocs d’information » qui pourront être utilisé depuis l’Oz’App « Pages d’accueil ». Par exemple :

  • Un bloc d’information « Professeurs absents » qui ne sera visible que par les personnels de l’établissement
  • Un bloc « contacts » permettant de diffuser les numéros de téléphone utiles pour les responsables élèves

Fiche pratique :
Blocs d’information et pages d’accueil


Gérer les équipements pour permettre leur réservation
Avant que les personnels de votre établissement puissent réserver des équipements, il est nécessaire de les ajouter depuis l’Oz’App « Gestion des équipements ».
Si de nouveaux équipements sont disponibles cette année, pensez à les ajouter afin qu’ils puissent être réservés.

Fiches pratiques :
Réservation d’équipements


Vérifier le paramétrage des éléments de vie scolaire
Si ce n’est pas déjà fait, vérifier les paramétrage de la vie scolaire, notamment :

  • La durée de comptabilisation des demi-journées d’absence
  • La recevabilité des motifs de vos catégories de motifs
  • Quels motifs comptent ou ne comptent pas dans le calcul du nombre de demi-journées d’absence
  • Quelles punitions peuvent être utilisées par les enseignants

Fiche pratique :
Motifs d’absences et types de remarques et punitions


 

Publiposter les identifiants des utilisateurs
Afin de distribuer leurs accès aux utilisateurs, utilisez les outils de publipostage pour :

  • Publiposter des fiches prêtes à l’emploi, que les professeurs principaux pourront distribuer aux élèves en classe le jour de la rentrée.
  • Exporter les comptes utilisateurs au format CSV, afin que cela vous serve de source de donnée pour réaliser votre propre publipostage depuis un traitement de texte.

Fiche pratique :
Publipostage des identifiants utilisateurs

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Exporter le registre d’appel

Depuis le pilotage de la vie scolaire, oZe permet d’exporter le registre d’appels.

Avant de pouvoir exporter le registre d’appel, il convient de positionner les filtres sur une classe spécifique, puis de sélectionner le mois que vous souhaitez exporter.

Une fois les filtres correctement positionnés, l’option d’export du registre d’appels est accessible :

Les données sont exportées en respectant le format en usage dans les établissement scolaire :

 

 

Un responsable légal voit les informations d’un élève qui n’est pas son enfant, que faire ?

Suite à un lien responsable/élève erroné dans siècle, un responsable élève voit les informations d’un élève qui n’est pas son enfant. Que faire ?

1ère étape : Correction de la base siècle de votre établissement

Tout d’abord, il faut vérifier les informations saisies dans siècle et corriger les liens élèves/responsables.

  • L’élève peut être rattaché à ses responsables légaux et en plus à une personne à contacter en cas d’urgence mais avec le mauvais lien de parenté. Dans ce cas, c’est le lien de parenté qu’il faudra corriger pour indiquer qu’il s’agit d’une personne à contacter en cas d’urgence et non un responsable légal.
  • L’élève peut être rattaché à ses responsables légaux et en plus à un autre responsable suite à une erreur de saisie. Dans ce cas, il faut retirer ce lien erroné.
  • L’élève peut être rattaché à l’homonyme d’un de ses responsables légaux. Dans ce cas, il faut détacher l’homonyme et rattacher le responsable légal. Il s’agit peut-être d’une inversion, vérifiez également les liens des enfants de l’homonyme.

Bien que la correction soit effective immédiatement sur siècle, elle ne sera propagée sur l’annuaire oZe que 24 à 48 heures après votre correction.
Cela impactera l’interface des responsables légaux qui pourront toujours sélectionner l’élève jusqu’à ce qu’un traitement de l’annuaire académique fédérateur rompe le lien.
Nous vous conseillons donc de laisser passer ce délai avant de communiquer sur la résolution de ce problème avec les familles.

Vous pouvez néanmoins réaliser l’étape 2 immédiatement après votre correction.

2ème étape : Import de données vers EducHorus (accès aux évaluations, notes et compétences)

Pour les cas d’homonymie, contactez directement le support technique, après avoir réalisé les corrections dans siècle. L’import de données des élèves ne suffira pas à résoudre le problème.

Pour les cas de mauvais liens élèves/responsables en base de données, réalisez un import « données des élèves » (les fichiers d’emploi du temps ne sont pas nécessaires) vers EducHorus, après avoir corrigé les informations dans siècle. Afin de réaliser cet import, référez vous à la fiche suivante : Import de données vers EducHorus

Si l’import de données vers EducHorus ne produit pas l’effet escompté, veuillez contactez le support en indiquant que vous avez bien appliqué les étapes de cette fiche mais que cela n’a pas fonctionné.

 

 

 

Rattacher les enseignants à leur classe

Dans le premier degré, le rattachement des enseignants aux classes ne s’effectue pas via les informations transmises dans l’AAF, ou via ONDE pour les imports manuels, et cela pose problème, entre autres, dans le cahier de textes et le carnet de liaison. Lorsqu’un enseignant n’est pas affecté à sa classe, il ne pourra pas utiliser le cahier de textes de manière optimale et un message l’informera  :

 Il est donc nécessaire de rattacher manuellement les enseignants à leur classe. Pour cela, nous vous invitons à suivre les étapes suivantes :

Prérequis : positionner votre compte en mode d’affichage 1D depuis la page de configuration de votre compte.

Effectuer le rattachement des enseignants :

Les opérations décrites ci-dessous doivent être répétées sur chaque classe de votre école.

Depuis l’Oz’App « Annuaire », cliquer sur l’onglet « Classes et groupes ».
Cliquer sur le nom d’une classe pour en ouvrir les propriétés en consultation.

Cliquer sur le « Crayon » présent en haut à droite afin de basculer en mode édition de la classe.

Cliquer sur le bouton « AJOUTER DES MEMBRES »

Sélectionner le ou les enseignants à affecter à la classe en les sélectionnant dans la liste puis faites les basculer dans le tableau de droite en cliquant sur la flèche centrale :

Cliquer sur « VALIDER LA SÉLECTION »

Pour finir, cliquer sur « VALIDER » pour appliquer les modifications

 

 

 

 

 

 

 

 

 Barre de contexte

La barre de contexte est un repère chronologique présent dans oZe.
Après la connexion, le créneau sélectionné est automatiquement le créneau courant.
Il est possible de sélectionner n’importe quel créneau de l’année.

En changeant de créneau, l’ensemble des Oz’Apps du tableau de bord s’adaptent et affichent les contenus du créneau sélectionné.

 

oZe sur votre smartphone ou tablette

Informations concernant les notifications hors connexion sur votre smartphone (Notifications PUSH)

Sur votre smartphone, des notifications sont envoyées même si vous n’êtes pas connecté à oZe. Cela nécessite l’installation de l’application oZe mobile (voir fiche Android ou iOS)

Cependant, toutes les notifications ne sont pas concernées. Les Oz’Apps qui bénéficient de ce système sont :

 

  • Emploi du temps
  • Carnet de liaison
  • Espaces collaboratifs
  • Élève

Actuellement, ces notifications ne sont pas disponibles sur les smartphone Apple. En effet, certaines fonctionnalités sont attendues de la part d’Apple pour exploiter les notifications PUSH comme sur Android.

 

Dès qu’Apple aura mis en place ces évolutions, nous pourrons alors vous proposer les mêmes fonctionnalités que sur Android.