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Réactiver un espace collaboratif désactivé ou supprimé

Lors du paramétrage d’un espace collaboratif, à sa création notamment (mais cela est accessible à tout moment), une date de fin d’activation et une date de suppression doivent être renseignée.
Si ces paramètres ne sont pas modifiés, ils sont automatiquement positionnés au 14 Août de l’année N+1.

Dans ce contexte, il est possible que certains utilisateurs perdent l’accès à leurs espaces collaboratifs. Cependant, les utilisateurs disposant du rôle « Gestionnaire des espaces collaboratifs de l’établissement » (par défaut, uniquement les personnels de direction) peuvent réactiver ces espaces.

Pour ce faire, il faut ouvrir l’Oz’App « Espaces collaboratifs », puis :

  • Remplacer le filtre « Mes espaces » par « Tous les espaces »
  • Le deuxième filtre permet de sélectionner « Espaces désactivés » ou « Espaces supprimés ».

  • Ouvrez les paramètres de l’espace collaboratif à réactiver

  • Modifiez les dates de fin d’activation et/ou de suppression afin de prolonger l’activation de cet espace.
  • Passez à l’étape 2, puis 3 et Valider votre modification

L’espace sera alors réactivé.

Les espaces collaboratifs ne sont jamais supprimés dans oZe. Bien qu’un espace ait été supprimé, du fait de la date de suppression dépassé, il sera toujours possible de le réactiver.

Saisir l’absence ou le remplacement d’un enseignant

Afin de déléguer la fonctionnalité « absences/remplacements », deux rôles doivent être donnés depuis l’Oz’App « Droits et rôles » :

– Gestionnaire établissement des emplois du temps
– Lecteur établissement du cahier de textes

Afin de saisir l’absence ou le remplacement d’un enseignant, il est nécessaire d’ouvrir l’Oz’App « Emploi du temps »

A – Sélectionner l’enseignant absent ou remplacé
B – Cliquer sur le bouton « Absences / Remplacement »

L’interface de gestion des absences / remplacements s’ouvre :

A – Optionnel : Le motif de l’absence n’est pas public. Les utilisateurs ne verront pas cela, seules les suppressions des séances seront visibles, sans motif associé.
B – Période de l’absence
Matières des remplaçants : En sélectionnant une matière, seuls les enseignants de cette matière seront proposés pour le remplacement.
– La colonne absence permet de signaler l’absence d’un professeur non remplacé. Cela aura pour effet d’annuler les cours de cet enseignant.
– La colonne remplaçant permet de signaler l’absence remplacée d’un professeur. Cela aura pour effet d’affecter les séances au remplaçant.

L’absence ou le remplacement peut être saisie :

  • Pour toute la période
  • Pour le lundi et le jeudi
  • Pour le lundi après-midi et le jeudi matin

Lorsqu’un enseignant à une absence qui couvre moins d’une demi-journée, il convient de procéder à l’annulation ou au remplacement en modifiant directement les séances concernées depuis la vue planning.

Créer une séance depuis l’emploi du temps

A  Sélectionner l’emploi du temps pour lequel vous souhaitez créer une séance récurrente
B  Avec votre souris, réaliser un clic gauche maintenu, afin de sélectionner le créneau libre souhaitée, puis relâcher le clic gauche afin d’ouvrir la fenêtre de création de la séance

En fonction de l’emploi du temps depuis lequel la création de la séance a été initiée, certaines données sont automatiquement ajoutées.
Sur la capture ci-dessus, la classe 3A a été ajoutée car la demande de création est faites depuis l’emploi du temps de cette classe.
Bien qu’elle ait été ajoutée, il est possible de la supprimer et d’ajouter une autre classe ou un groupe.

Renseigner les informations structurels de la séance :

  • La date et l’heure de début et de fin de la séance
  • La fréquence de la séance : Séance unique, hebdomadaire ou par quinzaine
  • Les salles
  • Les Matières
  • Les classes ou les groupes
  • Les intervenants
  • Les élèves en plus ou en moins sur la séance

Lors de la sélections des éléments structurels, seuls les ressources disponibles seront visibles en fonction de la date et de l’horaire indiqué.

L’option « Ne pas vérifier les disponibilités » accélère le traitement de la création car aucune vérification de cohérence n’est réalisée. Bien que les ressources soient filtrées et que cela limite les erreurs, il est nécessaire de vérifier la cohérence de la séance en amont si cette option est cochée.

Cliquer sur « Créer séance » pour terminer la création.

Déplacer une séance depuis l’emploi du temps

A  Sélectionner l’emploi du temps depuis lequel vous souhaitez déplacer une séance
B Par un glisser / déposer, positionner le cours à l’emplacement souhaité

Une vérification de cohérence s’effectue :

  • Si un problème de disponibilité est détecté, le message suivant s’affiche et vous invite à modifier votre saisie :

  • S’il n’y a pas de problème de disponibilité, le message suivant s’affiche :

En choisissant « Ce cours et ceux à venir », tous les cours de la série seront modifiés.
En choisissant « Uniquement ce cours », il s’agira d’un déplacement ponctuel.

 Barre de contexte

La barre de contexte est un repère chronologique présent dans oZe.
Après la connexion, le créneau sélectionné est automatiquement le créneau courant.
Il est possible de sélectionner n’importe quel créneau de l’année.

En changeant de créneau, l’ensemble des Oz’Apps du tableau de bord s’adaptent et affichent les contenus du créneau sélectionné.

 

oZe sur votre smartphone ou tablette

Informations concernant les notifications hors connexion sur votre smartphone (Notifications PUSH)

Sur votre smartphone, des notifications sont envoyées même si vous n’êtes pas connecté à oZe. Cela nécessite l’installation de l’application oZe mobile (voir fiche Android ou iOS)

Cependant, toutes les notifications ne sont pas concernées. Les Oz’Apps qui bénéficient de ce système sont :

 

  • Emploi du temps
  • Carnet de liaison
  • Espaces collaboratifs
  • Élève
Actuellement, ces notifications ne sont pas disponibles sur les smartphone Apple. En effet, certaines fonctionnalités sont attendues de la part d’Apple pour exploiter les notifications PUSH comme sur Android.

Dès qu’Apple aura mis en place ces évolutions, nous pourrons alors vous proposer les mêmes fonctionnalités que sur Android.

Continuité pédagogique

Afin de pouvoir assurer la continuité pédagogique dans le cadre de la fermeture des établissements scolaires associé aux mesures de confinement, nous mettons à disposition de nouveaux espaces.

Ils regroupent les différents outils d’accompagnement oZe ( fiches, manuels, capsules pédagogiques) pour accompagner les enseignants, les élèves et les responsables élèves pendant cette période particulière et permettent de découvrir les bonnes pratiques et de nouveaux usages de la plateforme.

Afin d’y avoir accès depuis votre compte personnel de direction, des liens existent vers les bases de connaissances des autres profils.

L’accès se fait via les liens présents sur la page d’accueil de la base de connaissances des personnels de direction.

En cliquant sur « Elèves », « Enseignants » et « Responsables élèves » vous pouvez consulter les différentes pages « Continuité pédagogique » de chaque profil.